展示会の出展で良く聞く”あるある”が「準備の大変さ」です。
多くの担当者の方、スタッフの方がこれには大きく頷いてくれるのではないでしょうか…。
特に「初めて展示会に出展する！」「いきなり展示会の担当者になってしまった！」という方にとっては、右も左も分からない状況で、火の粉どころか滝行のように膨大な作業量が降り注いできます。
ということで、これからどうすればとお悩みの方にお役に頂ければと、展示会の準備の基本的なスケジュールタスクをまとめました。
ポイント
スケジュール管理でまずはじめに大事なことはタスクを書き出し、全体の工程を把握することです。
展示会出展における基本的な業務は下記を参照していただき、貴社独自のタスクを優先順位付けしながらガントチャートやプロジェクト管理ツールなどのスケジュールに加えてみてください。
12ヶ月〜6ヶ月前
◯ 予算の設定
展示会出展に関する予算を設定します。
大まかな費用項目は下記になりますが、より詳細な費用項目を書き出せるだけ書き出した方が後の予算調整で苦労しないでしょう。
◇ 出展費
・出展スペース費用
・宣伝広告、スポンサー費（主催者発行物・メディアなど）
・設備使用料（電気、給排水、インターネットなど）
◇ ブース装飾／運営費
・ブースデザイン費
・施工、撤去費
・家具、備品費
・輸送費
・運営費（ユニフォーム、MC手配など）
◇ その他
・ノベルティ作成
・カタログ作成
・招待状作成、発送
・スタッフ経費（宿泊、交通費など）
◯ 出展申し込み
出展する展示会によりますが、早いものだと約一年前から出展申込みを開始している展示会もあります。
早期出展などの優先配慮などもあるのでなるべく早い段階で申込みをしておきましょう。
6ヶ月前
◯ 過去の目標を確認する
前年度の目標値を確認します。
前年度は目標値を達成できていたのか、達成できていれば今回の目標値をどう設定するか。
目標値を下回っていたのであれば、改善点はどこなのかを洗い出しておきましょう。
◯ 目標の設定
目標を設定しましょう。
リード獲得なのか、商談回数なのか、アポイント回数なのか。
また出展のキーコンテンツ、コンセプトを定めます。
5ヶ月前
◯ 予算の設定
昨年に基づいておおよその予算を算出します。
新規出展の場合は主催者が発行している出展マニュアルなどで出展に関する費用を算出し、展示の規模と目標を踏まえて装飾や備品の費用を設定します。
◯ 出展ブースのスペース選択
展示品、商談スペースなどのプログラムを想定し、出展スペースの最終決定を行います。
必要最小限という選択肢もありますが、窮屈なブースは来場者の印象を悪くする場合もあるのである程度のバッファを持たせておきましょう。
◯ 出展コンテンツの選定
来場者に訴求する出展のコンテンツを選定します。
製品、サービス、プレゼンテーションなどを取捨選択し、プログラム化します。
4ヶ月前
◯ 展示ブース装飾業者へ依頼
展示ブースの企画、デザイン、設営、運営などのサービスを提供する業者に依頼をします。
コンペを実施する場合は数社にコンタクトを取り、サービス内容の提案と見積り依頼を行いましょう。
◯ 運営スタッフの選定
ブース運営に携わるスタッフを選定し、スケジュールを押さえておきます。
シフトを組み、円滑な運営が行えるように十分なスタッフを確保しておきます。
3ヶ月前
◯ 展示ブース装飾業者の決定
展示ブースの装飾業者を決定します。
ビジュアルの作成を依頼する場合は、決定したブースデザインに基づき、装飾業者やグラフィックデザイン会社に順次制作依頼をしていきます。
◯ ホテル、チケットの手配
会期直前になると会場の宿泊施設が手配できない可能性が高くなります。
余裕を持ってホテルや交通機関のチケットを押さえておきましょう。
◯ カタログ、パンフレットの企画構成
展示会用にカタログやパンフレットを作成する場合は余裕を持って作成します。
展示会の時期が迫るとその他の手配に時間を割かれるので、初期段階の企画構成は余裕がある段階で進めておきます。
2ヶ月前
◯ 展示会運営事務局への各種申請
図面申請を含めた電気容量や給排水などの申請を事務局にします。
ほとんどの装飾業者は申請代行も兼ねているので、装飾業者に依頼することもできます。
◯ 招待状の作成
ブースへの来客を確実なものとするためには招待状が必要になります。
得意先のクライアントやリード顧客の送付リストを作成し、特別なメリットを訴求する招待状を作成しましょう。
1ヶ月前
◯ 招待状の送付
作成した招待状を送付します。
招待状に加え、事務局から配布される招待券を同封します。
◯ 輸送の手配
展示品が大型の場合は特別に輸送会社の手配をします。
また精密品なども事前に梱包などの手配をしておきます。
◯ カタログ、パンフレットの手配
制作を進めておいたカタログやパンフレットの印刷手配をします。
◯ ノベルティの手配
来場者・VIP用にノベルティを手配します。
オリジナルのデザインやロット数によっては納期が大きく異る場合もあるので納期には注意が必要です。
2週間前
◯ プレスリリース
自社のホームページやメディアに対して出展のプレスリリースを出します。
また招待状を送った顧客リストへ、メールなどでの案内も行っておきます。
1週間前
◯ 運営シミュレーション
運営のポジションや役割を確認するためにシミュレーションを行います。
混雑時や来客対応などの動きをチームで確認しておきます。
◯ 最終調整、確認
漏れが無いように、運営からブースの物品まで最後に調整、確認をしておきます。
会期中
◯ 市場調査
余裕があれば会期中に他社の動向を調査します。
会期終了後
◯ リードフォロー
名刺交換した顧客をフォローします。
リードの確度によってメールの配信や会社訪問を行います。
◯ 効果測定と分析
展示会の出展効果の測定と分析を行います。
目標がどれほど達成されたのか、次の目標値には何が必要なのかを分析します。
上記の項目はあくまでも基本的で代表的なタスクとなります。
出展の規模が大きくなればなるほどよりタスクが増え、作業も複雑化することになりますが、思い切って出展内容をスリム化することも円滑なプロジェクトを進めるためには手段のひとつです。
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